Staň sa pánom svojho času. Nauč sa ako využiť time-management vo svoj prospech

Každý má to isté obmedzené množstvo času. Či sa bavíme o dni, mesiaci, roku, ba dokonca o celom živote. Je iba na nás ako efektívne ho vieme využiť. Nikomu sa nechce pracovať alebo učiť. So správnou organizáciou času však môžeš svoj deň parádne vybalancovať medzi prácu a zábavu. O produktivite sme už písali a dnes sme pre teba zostavili návod na time-management, ktorý ti s tým pomôže. Koniec-koncov, nemusíš byť vyťažený politik či manažér, aby si si mohol efektívne organizovať deň.

1. Zostav si ciele

Zostavenie cieľov je pre efektívny time-management kľúčové. Keď identifikuješ, čo chceš dosiahnuť, dosiahneš to oveľa jednoduchšie. S tým je spojené aj realistické zadávanie cieľov. Dobrým príkladom je S.M.A.R.T. technika. Každé písmeno reprezentuje charakteristiku tvojho cieľa. 

S – specific – Ciele by mali byť jednoduché a presné. Nechceš si predsa vytýčiť niečo, čo nemá zmysel. Namiesto budem sa učiť na maturitu si stanov cieľ, že sa dnes naučíš konkrétne témy alebo predmety.

M – measurable – Ako odmeriaš, či sa ti cieľ podarilo splniť? Zadávaj si také, ktoré vieš vyhodnotiť: dobrý cieľ – prečítam 20 strán, zlý cieľ – prečítam knihu – Čo to znamená, že prečítaš knihu?

A – achievable – Dať si rozumný cieľ je základ. Ak si do diára napíšeš, že chceš byť Terminátor alebo Harry Potter, pravdepodobne sa ti to nepodarí, ak teda nechceš ísť na karneval. Pridám reálnejší príklad zo školy. Vieš, že ak si zapíšeš, že sa dnes budeš učiť 5 hodín, zrejme sa na to vykašleš. Zvoľ preto jemnejšiu, no úspešnú variantu, ktorú môžeš postupne zlepšiť.

R – relevant – Aký zmysel má tvoj cieľ? Keď si zadáš cieľ pozerať Narcos, chceš sa zlepšiť v angličtine, pašovaní drog alebo len zabiť čas (čím neznehodnocujeme ani jednu z možností, ehm)? Možno pracovať na úlohe, ktorej deadline je o mesiac a tebe horí pod zadkom odpoveď zo slovenčiny nie je najrozumnejší nápad.

T – time-bound – Áno, aj deadliny sú dôležité. Dokážeš svoj cieľ splniť za 5, 10, 45 minút? Zaberie ti týždeň, mesiac alebo dokonca rok? Aj časové ohraničenie je dôležité. Cieľom určit jasný deadline. Budú sa ti plniť oveľa ľahšie.

time-management
zdroj: pexels.com

2. Ciele si následne usporiadaj podľa dôležitosti

Ak by si si ciele zostavil iba tak, ako ti príde, zrejme by si v tom mal riadny neporiadok. Nie každý cieľ je totiž rovnako dôležitý. Ak vo svojom dennom pláne zahrnieš hranie hier na oddych a prácu na seminárke, asi ti je jasné, že hry sú oveľa dôležitejšie. Ha-ha. Time-management je aj o prioritách. My využívame princíp 4.

Najprv identifikuješ prioritu. Je tvoja úloha dôležitá? Ak áno, označíš jednotkou. Ak sa svet po jej nesplnení nezrúti, Ďoďo píše dvojku.
Potom zistíš, či je urgentná. Že si máš ten projekt na zajtra? Okamžite kresli hviezdičku. Počká to mesiac? Šupuj krúžok.

Ciele potom plníš v nasledovnom poradí.

  1. Dôležité a urgentné – napríklad sloh, ktorý máš odovzdať zajtra a známka ti ovplyvní vysvedčenie.
  2. Menej dôležité, no urgentné – ak ťa mama poprosila vyhodiť smeti a ty si ich stále napriek rastúcej pleci nevyniesol, asi by si to mal napraviť. Hm, toto možno malo byť vyššie, ten hnev predsa nechceš.
  3. Dôležité neurgentné – Nie, naozaj nemusíš odpisovať na Messengeri do minúty.
  4. Menej dôležité a neurgentné – Všetko hovorí samo za seba a hry si zahráš, len ak máš čas :))))
to do list
zdroj: pexels.com

3. Využívaj istú formu zapisovania

Na to, aby si vedel, čo každý deň robíš, musíš svoje činnosti a ciele archivovať. Tvoja pamäť je totižto celkom záludná a rada na nepodstatné veci zabúda. Na konci premárneného dňa potom ani nevieš, čo tvorilo náplň tvojho dňa. Okrem toho je zapisovanie dôležité, pretože na teba vytvára aspoň istú formu tlaku. Niekde vzadu v mozgu totiž bliká, že si si niečo zapísal a musíš to dokončiť.

Nezáleží na tom, akú formu zvolíš. Diár, zošit, mobil, aplikácia, kalendár – čokoľvek ti vyhovuje. Nájdi si najpohodlnejšiu formu pre seba. Časom si ajtak time-management workflow prispôsobíš podľa seba. Zapisuj si úlohy, dátumy, poznámky, udalosti – čokoľvek je pre teba dôležité.

Môže to vyzerať napríklad takto:

zdroj: Mudroty Team

Vždy začínam deň dátumom a +/- (či mám zobrať lieky).

Následne si roztriedim úlohy podľa priority (avšak nepíšem ich, zvykol som si organizovať ich automaticky)a druhu. Prvý stĺpec sú pracovné zadania, druhý tvoria úlohy na učenie a tretí sú športové alebo iné činnosti.

Potom si zostavím deň, najčastejšie venujem jednej úlohe hodinu. Ak je kratšia, do danej hodiny ich pridám viac alebo to naznačím v časových intervaloch.

Na konci dňa (aj počas) všetko nasledovne vyhodnotím:

X alebo fajočka :))) – task dokončený

> – task posunutý na ďalší deň (nedokončený)

~ – task dokončený čiastočne, prípadne všetko ostatné (potrebuje review)

 

4. Meraj čas strávený robením vecí

Okrem toho, že si úlohy naplánuješ a vykonáš, je dôležité, aby si ich zmeral aj časovo. Dá ti to obraz o tom, čo ti koľko trvá a zároveň umožní plánovať do budúcna. A to sa týka aj prokrastinácie. Napríklad: Ideš sa učiť jednu maturitnú tému. Odstopneš si, koľko ti to trvá. Približne 20 minút. Do budúcna vieš, že ak si počas dňa vyhradíš hodinu na učenie, zvládneš 4 témy, ak pôjde všetko ako má. Ak nie, bude ich menej. Získaš tak ucelený prehľad toho, ako si svoj deň strávil a môže sa tomu prispôsobiť. Áno, do tohto sa ráta aj prokrastinácia a chill.

time
zdroj: pexels.com

 

5. Pomodoro

Pomodoro je time-management metóda vyvinutá Francescom Cirillom v 80’ rokoch minulého storočia. Jej princíp spočíva v intervalových blokoch. Najčastejšie využívaným pracovným blokom je 25 minútový nasledovaný 5 minútami oddychu. Počas pracovného bloku sa naplno sústredíš na danú úlohu. To znamená žiaden Facebook, Instagram ani iné sociálne siete. Ideálne je, ak od seba mobil a prístup k internetu odsunieš. Po 25 minútach máš 5 minút na robenie hocičoho. Čiže mobil je opäť povolený. Po 4 takýchto cykloch nasleduje dlhšia 10-15 minútová prestávka. Cieľom tejto techniky je vytvoriť tlak a maximálne sústredenie. Dĺžka úlohy a prestávky je v primeranom pomere a tak vieš dlhodobo udržať efektívny workflow.

Pomodoro Timer dnes nájdeš na všetkých platformách. Jednoducho vyhľadaj na App Store, Play Store alebo Chrome Store “Pomodoro” a nájdeš množstvo dobrých appiek. Alebo buď iný a zapni si klasický timer.

work management
zdroj: pexels.com

 

6. Plánuj (všeobecne, krátkodobo, dlhodobo)

Aj ten najlepší time-management expert zlyhá, ak nebude plánovať aspoň trochu dopredu. Mysli ako politici, krátkodobo, ale aj dlhodobo. Plánuj svoje dni podľa školy či práce. Úlohy si zároveň rozvrhni rozumne počas týždňa. Asi nepôjdeš cvičiť v pondelok, keď máš 8 hodín v škole a klavír. Takisto si nebudeš plánovať prácu na dôležitom projekte na piatok večer. To všetko potom zohľadni v mesačnom, polročnom, ročnom a 5-ročnom horizonte. Mysli rozumne dopredu, buď flexibilný a dosiahneš viac, než si myslíš.

time-management
zdroj: pexels.com

 

7.Nezabudni si oddýchnuť

Naozaj. Oddych je rovnako dôležitý ako plnenie povinností. Dobrý time-management plán to berie do úvahy. Na relax je potrebné vyhradiť dostatočné množstvo času, pretože ti umožní vyvetrať hlavu a načerpať nové sily. To však neznamená, že si pozrieš celú sériu seriálu za deň. Pokojne využi náš návod na day-dreaming.

Naučil si sa dnes niečo nové? Zlepšíš svoje time-management zručnosti? Podeľ sa s nami v komentároch.

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.